Los autónomos y empresas con empleados llevan más de cuatro añosteniendo que cumplir con la obligación de registrar la jornada laboral de sus trabajadores. Las inspecciones del Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Socialse multiplicaron por diez en 2022, sancionando a más de 11.000 negocios.
Según señaló el Ministerio de Trabajo, desde la publicación del Real Decreto-ley 8/2019, la Dirección General de Trabajo ha recibido “diversas consultas en materia de registro de jornada”. Por este motivo, desde el organismo oficial se ha elaborado un documento en forma de guía que tiene por objetivo “facilitar la aplicación práctica de la norma”. En esta guía,el ministerio responde a las preguntas más frecuentes y explica las clavespara que los autónomos y negocios con empleados cumplan con esta obligación ineludible.
Tal y como recoge la normativa, este registro debe incluir de forma detallada los horarios de entrada y salida de los empleados, señalando en cada caso los descansos que realiza el mismo. Si bien es cierto que la mayoría de negocios realiza este registro,todavía hay algunos que siguen sin hacerlo o que no lo hacen bien. Aquellos autónomos que no cumplan con esta obligación podrían enfrentarse asanciones económicas de hasta 7.500 euros.
La Inspección multiplicó por diez las multas a los autónomos por el registro de jornada: 11.000 sanciones
¿A qué tipo de trabajadores y empresas se aplica el registro horario?
Segúnexplica el Ministerio de Trabajo en su guía, el registro horario “se aplica a la totalidad de trabajadores, al margen de su categoría o grupo profesional, a todos los sectores de actividad ya todas las empresas, cualquiera que sea su tamaño u organización del trabajo, siempre y cuando estén incluidas en el ámbito de aplicación que define el artículo 1 del Estatuto de los Trabajadores (ET)”.
Las empresas y autónomos están obligados también a realizar el registro diario de la jornada también a los conocidos como trabajadores “móviles”, como pueden ser comerciales o empleados a distancia. No obstante, hay una serie de peculiaridades y excepciones que deben ser analizados de forma individual.
¿Se considera como tiempo de trabajo efectivo la totalidad del transcurrido entre elinicio y el final de la jornada?
En palabras del ministerio, la obligación formal prevista en el artículo 34.9 ET es el registro diario de la jornada de trabajo, “por lo que deberá contener, por expresa mención legal, el horario concreto de inicio y finalización de la jornadade trabajo de cada persona trabajadora”.
Con todo, según recoge la guía, “es conveniente igualmente que sea objeto de llevanza todo aquello que forme parte de la misma,en especial lo relativo a pausas diarias obligatorias legal o convencionalmente previstas, o voluntarias, para permitir eludir la presunción de que todo el tiempo que media entre el inicio y finalización de jornada registrada constituye tiempo de trabajo efectivo”.
¿Cómo se registra la jornada de los trabajadores que se desplazan?
En lo que respecta a los trabajadores desplazados fuera del centro habitual de trabajo, con o sin pernocta, el registro diario de jornada no altera la aplicación de las reglas estatutarias generales,debiéndose registrar el tiempo de trabajo efectivo. Por ello, explica el ministerio, este registro no incluirá intervalos de puesta a disposición de la empresa, sin perjuicio de su compensación mediante dietas o suplidos.
Sin embargo, en estos casos, “es conveniente que el registro deje constancia expresa de su cómputo”. En definitiva,sólo tiene la consideración de jornada laboral a efectos de registro lo contemplado en el artículo 34 Estatuto de los Trabajadores -que hace referencia a la jornada laboral-,“aún cuando subsistan deberes empresariales en materia de prevención de riesgos laborales y sí sea considerado tiempo de trabajo a efectos de accidente de trabajo”.
¿Qué medios pueden ser utilizados para el cumplimiento de la obligación de registro de la jornada?
La normano establece una modalidad específica o predeterminadapara el registro diario de la jornada, limitándose a señalar que se debe llevar a cabo día a día e incluir el momento de inicio y finalización de la jornada. Para ello, y sobre el resto de elementos configuradores, llama a la autorregulación, mediante la negociación colectiva o el acuerdo de empresa.
En palabras del ministerio, “será válido cualquier sistema o medio, en soporte papel o telemático, apto para cumplir el objetivo legal. Esto es, proporcionar información fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori, ya sea por el empresario o por el propio trabajador”.
Para ello, recoge la guía, la información de la jornada “debe documentarse en algún tipo de instrumento escrito o digital, o sistemas mixtos, en su caso,que garanticen la trazabilidad y rastreo fidedigno e invariablede la jornada diaria una vez de registrada”.
¿Pueden las empresas establecer unilateralmente sistemas propios de registro de jornada?
Según el Ministerio de Trabajo, las empresas y autónomos con empleados pueden establecer de forma unilateralsistemas propios de registro de jornada“dentro de ciertos márgenes”.
El Estatuto de los Trabajadores dispone que sean la negociación colectiva o acuerdos de empresa los encargados de la organización y documentación del registro horario, entendiéndose incluido todo cuanto no esté expresamente regulado en el artículo 34.9 ET, así como el sistema concreto o la forma específica de cumplimentarlos,incorporando todos aquellos aspectos que se consideren necesariospara que se cumpla su finalidad.
“Esta previsión permite que las diferentes tipologías de empresas, sectores y ocupaciones profesionales puedan contar conun modelo o sistema adecuado a sus características, y precisar, de acuerdo con las propias definiciones contenidas en el convenio, condiciones tales como interrupciones, pausas, flexibilidad en la distribución del tiempo de trabajo o similares”, explica en su guía el ministerio competente.
¿Es necesario contar con algún medio concreto de conservación?
Según explica el Ministerio de Trabajo a través de su guía, “es válido cualquier medio de conservación siempreque se garantice su preservación y la fiabilidad e invariabilidad a posteriori de su contenido”, ya se trate de soporte físico o cualquier otro que asegure idénticas garantías.
Por otro lado, y a diferencia del registro de los contratos a tiempo parcial, el deber de conservación “se extiende a los registros diarios y no se prevé la totalización de los mismos en periodos más extensos, sin perjuicio de las obligaciones previstas en el caso de horas extraordinarias”.
¿Qué significa que los registros permanecerán a disposición de las personas trabajadoras?
La exigencia de que permanezcan a disposición, señala el ministerio, debe interpretarse en el sentido deque sea posible acceder a los mismos en cualquier momento en que sean solicitados, ya sea por los trabajadores, sus representantes o la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, “garantizando el empresario su cumplimiento, que será coherente con el sistema de registro utilizado”.
Esta obligación está establecida directa y expresamente en la Ley por lo que no puede ser condicionada en ningún caso. En este sentido, que los registros “permanecerán a disposición” debe interpretarse en el sentido de“estar y permanecer físicamente en el centro de trabajo, o ser accesibles desde el mismo de forma inmediata”. Con ello, se evita, además, la posibilidad de la creación posterior, manipulación o alteración de los registros.
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¿Hay que entregar copias a los trabajadores o a los representantes legales?
En cuanto a la obligación de entrega o forma concreta de puesta a disposición, nada señala la norma que implique hacerla equivalente a los registros de jornada de los contratos a tiempo parcial, horas extraordinarias o de trabajadores móviles.
Por tanto, debe entenderse, por razones de seguridad jurídica, que la permanencia a disposición “no implica la obligación de entrega de copias, salvo pacto expreso en contrario, ni debe entregarse al trabajador individual copia de su registro diario, sin perjuicio de facilitar su consulta personal, ni a los representantes legales de los trabajadores, lo que no obsta, de nuevo, la posibilidad de estos últimos de tomar conocimiento de los registros de los trabajadores”.
¿Qué sucede con las horas extraordinarias?
El Real Decreto-ley 8/2019 mantiene el régimen jurídico de las horas extraordinarias del artículo 35 del Estatuto de los Trabajadores, incluido su apartado 5, que señala que “a efectos del cómputo de horas extraordinarias,la jornada de cada trabajador se registrará día a día y se totalizará en el periodo fijadopara el abono de las retribuciones, entregando copia del resumen al trabajador en el recibo correspondiente”.
Por tanto, según el Ministerio de Trabajo, el registro diario de jornada y el registro de horas extraordinarias “son obligaciones legales independientes y compatibles”. Sin embargo, el registro del artículo 34.9 ETpuede utilizarse simultáneamente para el cumplimiento de la obligación de registro del artículo 35.5 ET, además de que, adicionalmente, deba cumplirse el resto de las obligaciones establecidas en este último precepto y en el apartado 2 de la disposición adicional tercera del Real Decreto 1561/1995.
En relación con las horas extraordinarias derivadas de situaciones de fuerza mayor, en los términos previstos en el artículo 35 ET, “su obligatoriedad y exigencia empresarial al trabajador permitirá exceder el número de horas que constituye la jornada ordinaria de este último,aún cuando habrán de computarse y retribuirse como horas extraordinarias, con cuantos efectos formales y materiales derivan de su realización”.
